KI im Engineering und Consulting: Wie automatisierte Workflows Projektrecherche und Datenextraktion verändern

Im Engineering und Consulting wird viel Zeit darin investiert, große Mengen an Informationen aus unterschiedlichen Quellen zu sichten, zu bewerten und weiterzuverarbeiten. Dazu gehören wiederkehrende Aufgaben wie das Durchsuchen von Websites, die Prüfung von Ausschreibungen, die Übertragung von Daten aus Dokumenten in Tabellen oder das interne Weiterleiten von Informationen. Relevante Informationen liegen dabei oft verteilt vor und/oder müssen manuell zusammengetragen werden und sind dadurch nur mit erheblichem Zeitaufwand nutzbar zu machen.

Solche Prozesse sind fehleranfällig, aufwendig und oft schwer zu standardisieren. Das Ergebnis ist, das Projekte zu spät erkannt werden, Daten ungenutzt in Dokumenten verbleiben und Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen getroffen werden.

Hier zeigt die Automatisierung solcher Prozesse den entscheidenden Unterschied: das Potenzial KI-gestützter Workflows wird sichtbar. Sie können dabei helfen, Informationen systematisch zu erfassen, relevante Inhalte zu identifizieren und Ergebnisse in eine Form zu bringen, mit der direkt weitergearbeitet werden kann. Statt einzelne Arbeitsschritte manuell auszuführen, lassen sich wiederkehrende Prozesse strukturiert automatisieren.

Besonders deutlich wird dieser Nutzen bei zwei typischen Anwendungsfällen: Der Projektrecherche und der Datenextraktion aus umfangreichen Dokumentensammlungen.

Wie funktioniert automatisierte Projektrecherche mit KI? Im Grunde geht es darum, relevante Vorhaben frühzeitig zu erkennen und übersichtlich aufzubereiten.

Ein strukturierter Workflow in AITEZA analysiert regelmäßig definierte Quellen (z. B. Websites, die in einem Datenraum hinterlegt sind) und bewertet Treffer anhand eines festgelegten Idealprofils. Dieses kann Parameter wie Branche, Investitionsvolumen, Standort oder Projektart umfassen. Die Ergebnisse werden bereinigt, strukturiert und in einer zentralen Übersicht zusammengeführt. So entsteht aus einer Vielzahl einzelner Treffer eine belastbare Grundlage für Vertrieb, Business Development oder Marktbeobachtung.

Mitarbeitende müssen so Informationen nicht mehr manuell aus unterschiedlichen Quellen zusammenzutragen, denn ein strukturierter Workflow kann dafür sorgen, dass relevante Projekte gezielt identifiziert und vergleichbar aufbereitet werden. Das Ergebnis ist keine vage Verbesserung, sondern eine automatisch aktualisierte Projektübersicht, die sofort weiterverwendbar ist.

Ansicht eines Workflows in n8n

Ein zweites Einsatzfeld ist die intelligente Datenverarbeitung zur Extraktion strukturierter Informationen aus Dokumentenmengen. In der Praxis betrifft das zum Beispiel Prüfberichte, Rechnungen, technische Datenblätter oder projektspezifische Unterlagen. Wenn bestimmte Datenpunkte über viele Dateien verteilt sind, ist die manuelle Erfassung meist sehr zeitintensiv.

Ansicht eines Ausgangsprompts zur Datenextraktion

KI-gestützte Prozesse, in diesem Fall ein Custom Workflow, können solche Informationen gezielt auslesen, zuordnen und in Tabellen oder Übersichten überführen. Das erleichtert die Auswertung und schafft eine bessere Grundlage für nachgelagerte Entscheidungen. Statt verstreuter Einzelinformationen entstehen strukturierte Datensätze, mit denen unmittelbar weitergearbeitet werden kann. Dabei können KI-Modelle diese Daten aus verschiedenen Dateiformaten entnehmen, wie zum Beispiel:

• PDFs (.pdf)
• Word-Dokumente (.docx, .doc)
• Excel-Dateien (.xlsx, .xls. csv.)
• PowerPoint-Präsentationen (.pptx, .ppt)
• Bilder (.png, .jpg, .jpeg,)
• Textdateien (.txt)

Der Nutzen von AITEZA bleibt nicht auf das Chat-Fenster beschränkt. Die Workflows werden mit der Automatisierungsplattform n8n erstellt. n8n fungiert als „digitaler Klebstoff“: Über eine grafische Oberfläche werden verschiedene „Knoten“ (Nodes) miteinander verbunden, die jeweils eine spezifische Funktion ausführen, etwa das Einlesen von Dokumenten, das Senden von E-Mails oder das Schreiben in Excel.

Die Kommunikation zwischen n8n und AITEZA erfolgt über eine API (Application Programming Interface). Über diese Programmierschnittstelle tauschen die Systeme präzise Informationen aus: Welche Daten werden von wo nach wo übermittelt? Welche Zugriffsregeln gelten?

Dadurch entstehen durchgängige digitale Prozessketten: Von der automatisierten Suche in einem AITEZA-Datenraum über die KI-gestützte Analyse bis hin zur automatischen Benachrichtigung im E-Mail-Postfach des zuständigen Mitarbeitenden.

Der Mehrwert liegt vor allem darin, manuelle Routinen zu reduzieren und Informationen schneller verfügbar zu machen. Unternehmen gewinnen dadurch Zeit, erhöhen die Transparenz in ihren Prozessen und können auf relevante Erkenntnisse zügiger reagieren.

Gerade in dokumentenintensiven Bereichen entsteht so ein praktischer Nutzen, der über reine Effizienz hinausgeht. Informationen werden nicht nur schneller gefunden, sondern auch in einen Kontext gebracht, der ihre Weiterverarbeitung erleichtert.

• Weniger manueller Aufwand bei Recherche- und Dokumentationsaufgaben
• Strukturierte und nachvollziehbare Aufbereitung relevanter Informationen
• Schnellere interne Weitergabe an die richtigen Ansprechpartner
• Bessere Entscheidungsgrundlagen durch gebündelte und bereinigte Daten
• Höhere Prozesssicherheit bei wiederkehrenden Aufgaben

Dokumentenintensive Prozesse im Engineering und Consulting lassen sich nicht wegdiskutieren, denn sie gehören zur Arbeit. Aber die Art und Weise, wie Informationen gefunden, extrahiert und verarbeitet werden, muss nicht mehr manuell bleiben.

Durch den gezielten Einsatz von KI in der Engineering- und Consulting-Branche werden aus aufwendigen Einzelschritten durchgängige digitale Abläufe. Gerade dort, wo Wissen über verschiedene Quellen und Systeme verteilt ist, machen diese Workflows Prozesse effizienter und Wissen sofort nutzbar.

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