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Online-Konsultation ersetzt Erörterungstermin

Online-Konsultation ersetzt Erörterungstermine

878 494 Stefanie Moschkau

Neue Dienstleistung der weyer gruppe im Rahmen des Planungssicherstellungsgesetzes

Ende Mai diesen Jahres trat das Planungssicherstellungsgesetz (PlanSiG) in Kraft. Das Gesetz ist zunächst bis zum 31. März 2021 befristet und soll während der COVID-19-Pandemie sicherstellen, dass Planungs- und Genehmigungsverfahren mit Öffentlichkeitsbeteiligung weiterhin durchgeführt werden können.

Vor der Pandemie war die Vor-Ort-Präsenz der Teilnehmer von Erörterungsterminen, mündliche Verhandlungen und Antragskonferenzen unabdingbar. Im Zuge der COVID-19-Schutzmaßnahmen entschied sich der Gesetzgeber, die sogenannte Online-Konsultation zuzulassen. Die Auslegung der Unterlagen und die Beteiligung der Öffentlichkeit erfolgen nun online oder können als Telefon- oder Videokonferenzen durchgeführt werden.

Digitale Alternative zum Erörterungstermin ermöglicht Fortsetzung des Verfahrens trotz COVID-19

Die weyer gruppe stellt Ihren Kunden aus dem Bereich der öffentlichen Hand ein Web-Modul für die Online-Konsultation zur Verfügung. Anhörungs- und Genehmigungsbehörden sind somit in der Lage, die frist- und ordnungsgemäße Beteiligung der Öffentlichkeit zu sichern und effektiv die Infektionsrisiken einer größeren Präsenzveranstaltung zu verhindern.

Und wie funktioniert das Webmodul zur Online-Konsultation?

Die weyer gruppe erstellt in enger Abstimmung mit dem Kunden eine öffentlich zugängliche Website mit allgemeinen Informationen zum Genehmigungsverfahren. Teilnahmeberechtigte wie z. B. Einwender und Träger öffentlicher Belange erhalten im Vorfeld ein individuelles Passwort per Brief zugeschickt, durch das sie innerhalb eines geschützten Zugangsbereichs auf derselben Website eine oder mehrere Stellungnahme(n) erstellen oder hochladen können. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit zum Download der Synopse. Bei der Entwicklung des Webmoduls zur Online-Konsultation wurde großen Wert auf eine möglichst einfache Nutzerführung gelegt.

Aber wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Der Server, auf dem die Seiten für die Online-Konsultation bereitgestellt werden, befindet sich in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Damit finden alle nationalen und EU-weiten Datenschutzbestimmungen Anwendung. Die Verbindung mit dem Server erfolgt verschlüsselt (SSL-Zertifikat).

Um sicherzustellen, dass die Dateneingabe nur von Personen und nicht automatisiert erfolgt, ist bei der Anmeldung ein CAPTCHA-Verfahren implementiert. Alle Dateien werden beim Upload auf Viren geprüft.

Alle eingegebenen Daten werden zur weiteren Auswertung in Form von E-Mails (Verschlüsselung mit TLS) versendet. Die Daten werden nur so lange auf dem Server gespeichert, wie es zur Erzeugung und Versendung der jeweiligen E-Mail notwendig ist und danach unverzüglich gelöscht. Es befinden sich somit dauerhaft keine Informationen auf dem Server, die eine Identifizierung konkreter Personen erlauben.

Der Server sendet die Stellungnahmen und Anhänge per E-Mail an den Auftraggeber und auch an den Auftragnehmer. Nach Abschluss der Online-Konsultation kann somit eine Vollständigkeitskontrolle (Abgleich der Anzahl der eingegangenen Stellungnahmen) erfolgen.

Wie ist die Aufgabenverteilung zwischen der Behörde und der weyer gruppe?

Die weyer gruppe stellt die Serverkapazitäten und das Webmodul zur Verfügung und übernimmt die Rolle des Administrators. Die Inhalte und Optik der Website zur Online-Konsultation werden dabei individuell auf die jeweilige Behörde und das jeweilige Verfahren angepasst. Die Vergabe und der Versand der Passwörter erfolgt ebenso über die weyer gruppe. Die weitere Bearbeitung und Auswertung der eingereichten Stellungnahmen erfolgt durch die Behörde oder mit Unterstützung durch die weyer gruppe.

Gibt es ergänzende Dienstleistungen rund um die Online-Konsultation?

Der Fachbereich Einwendungs- und Erörterungsmanagement ist regelmäßig im Auftrag von Behörden bei Genehmigungs- und Planfeststellungsverfahren mit Öffentlichkeitsbeteiligung aktiv und bietet spezialisierte Dienstleistungen an, die Behörden wirksam entlasten können. Dazu zählen insbesondere die Erfassung und Aufbereitung von Stellungnahmen in einer Online-Datenbank und die Erstellung einer Synopse.

Ausblick zur Befristung des Planungssicherstellungsgesetzes (PlanSiG)

Eine Verlängerung der Befristung des Gesetzes über den 31. März 2021 hinaus ist im Zuge der gegenwärtigen COVID-19-Pandemie und den landesweit verfügten Kontaktbeschränkungen ein realistisches Szenario.  Die Vermeidung von Infektionsrisiken wird auch im nächsten Jahr noch eine hohe Bedeutung für viele Menschen haben, so dass mit einem tendenziell wachsenden Bedarf an Online-Konsultationen zu rechnen ist.

Über den Fachbereich Einwendungsmanagement der weyer gruppe

Als Spezialisten mit viel Erfahrung und Routine befreien die Experten der weyer gruppe seit Jahren Anhörungs- und Genehmigungsbehörden von den zeitraubenden Aufgaben des Einwendungs- und Erörterungsmanagements. Dadurch können sich die verantwortlichen Behördenvertreter auf ihre inhaltlichen Kernaufgaben fokussieren. Die weyer gruppe wird dabei in der Sonderfunktion des externen Verwaltungshelfers aktiv.

Für weitere Fragen wenden Sie sich gerne an:

Kerstin Bahlert
Dipl.-Kauffrau | PR-Beraterin (DAPR) | Prokuristin
weyer gruppe | PROBIOTEC GmbH
Tel.: +49 2421 – 69 09 33 89
E-Mail: k.bahlert@weyer-gruppe.com

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