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Eine A1-Bescheinigung bei Arbeitnehmerentsendung – auch bekannt als Entsendebescheinigung – wird ausgestellt, wenn Arbeitnehmer in einen Mitgliedsstaat der EU, in einen Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder in die Schweiz entsendet werden.1
Wann ist eine A1-Bescheinigung auszustellen? Jeder beruflich bedingte Grenzübertritt macht eine A1-Bescheinigung notwendig. Selbst bei kurzen Dienstreisen von wenigen Stunden oder längeren Projektmeetings, Workshops, etc. wird sie benötigt. Eine fehlende Bescheinigung, unabhängig von einer fehlenden oder zu späten Beantragung, kann hohe Bußgelder nach sich ziehen. Einige Länder des EWR verhängen keine Bußgelder. In diesem Fall werden jedoch für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmende eine Tätigkeit ausübt, Sozialversicherungsbeiträge erhoben.
Warum das Ganze? Jedes Mitgliedsland der EU verfügt über ein eigenes Sozialversicherungssystem. Wer außerhalb des Staates arbeitet, in dem er sozialversicherungspflichtig gemeldet ist, müsste doppelte Beiträge zahlen. Einmal in dem Land, in dem er gemeldet ist und einmal in dem Land, in dem der Arbeitnehmende aktuell tätig ist. Um dies zu verhindern, muss eine entsprechende A1-Bescheinigung angefordert werden. Damit bestätigt der zuständige Sozialversicherungsträger, dass der Arbeitnehmende für die Zeit seiner Beschäftigung im Ausland der Sozialversicherung seines Heimatstaates angehört. Die Bescheinigung erspart Versicherten somit die lokalen Sozialabgaben und damit den Doppelbeitrag.2
Wie ist die A1-Bescheinigung bei Arbeitnehmerentsendung zu beantragen? Seit dem 01. Januar 2019 muss der Antrag auf elektronischem Weg erfolgen. Das Formular kann beispielsweise über sv.net oder über das Entgeltabrechnungssystem erstellt werden. Das betrifft alle Arbeitnehmer, die entweder über die gesetzliche oder die private Krankenversicherung versichert sind:
- Für gesetzlich versicherte Mitarbeiter beantragt der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse des Mitarbeiters.
- Für privat versicherte Mitarbeiter, die kein Mitglied in einem Versorgungswerk sind, beantragen Arbeitgeber die Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung
Achtung:
Für Selbstständige gilt nach wie vor die Beantragung auf dem schriftlichen Weg über die Deutsche Rentenversicherung.3
Wie und wann erhält man die A1-Bescheinigung? Die A1-Bescheinigung erhält man in der Regel auf dem elektronischen Weg, in Einzelfällen in Papierform. Dies geschieht bei elektronisch gestellten Anträgen innerhalb von drei Tagen, jedoch kann es in Einzelfällen bis zu vier Wochen dauern, wenn zum Beispiel viele Anträge eingegangen sind. Die Bearbeitungsdauer ist bei den Rentenversicherungsträgern unterschiedlich. Daher der Hinweis: Die A1-Bescheinigung früh genug beantragen, damit sie auch rechtzeitig mit auf die Dienstreise ins Ausland genommen werden kann. Falls die Bescheinigung doch nicht rechtzeitig bei Reiseantritt vorliegen sollte, sollte vorab eine Kopie vom Antrag gemacht werden. Diese Kopie wird dann ersatzweise für die A1-Bescheinigung mitgeführt, sodass im Notfall belegt werden kann, dass die Bescheinigung wenigstens beantragt wurde. Jedoch gibt es keine Garantie, dass der Antrag als Ersatzdokument akzeptiert wird.
Auch die weyer gruppe muss sich diesem Thema annehmen. Als konzern- und lieferantenunabhängiger Unternehmensverbund aus verschiedenen Ingenieurbüros in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in Polen, ist es nicht ungewöhnlich, dass unsere Mitarbeiter zur Unterstützung zu den Kolleginnen und Kollegen ins Ausland reisen.
Durch unsere knapp 1.000 Projekte jährlich sind wir ebenfalls in zahlreichen Ländern bei unseren Kunden vor Ort im Einsatz. So kommt es häufig vor, dass unsere Mitarbeiter eine A1-Bescheinigung für Kunden- oder Kollegenbesuche im Ausland benötigen.
Die dazu nötigen A1-Bescheinigungen werden dann von unserer Abteilung Administration beantragt.
Weitere detaillierte Informationen finden Sie unter:
2 https://www.impulse.de/recht-steuern/rechtsratgeber/a1-bescheinigung/7342879.html
Diana Seipp
horst weyer und partner
Personalreferentin
Tel.: +49 (0) 2421 – 69 09 11 48
E-Mail: d.seipp@weyer-gruppe.com